○福島県国民健康保険団体連合会文書取扱規程
(平成6年4月1日施行)
改正
平成13年2月9日
平成30年2月19日
令和6年4月1日
第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、福島県国民健康保険団体連合会(以下「連合会」という。)の文書取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条　文書はすべて、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理、経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第3条　事務局に、文書事務を円滑に処理するため文書取扱主任を置く。
2　文書取扱主任には、総務課長を充てる。
第4条　文書取扱主任は、上司の命を受け次に掲げる事務を処理する。
(1)　文書その他郵便物等の収受及び配付に関すること。
(2)　法令の調査及び規約、規程等の調整に関すること。
(3)　文書の調整に関すること。
(4)　文書処理の促進及び改善に関すること。
(5)　文書の整理保存に関すること。
(6)　前各号に掲げるもののほか文書の取扱いに関すること。
(文書の施行者名)
第5条　文書の施行者名は、次の各号に掲げるところによるものとする。
(1)　次号以外の文書は、会長名又は連合会名
(2)　診療報酬審査委員会の文書は、委員会長名又は委員会名
(3)　柔道整復療養費審査委員会の文書は委員会長名
(4)　介護給付費審査委員会の文書は委員会長名
(5)　介護サービス苦情処理委員会の文書は委員長名
(6)　はり､きゅう及びあん摩マッサージ指圧療養費審査委員会の文書は委員会長名
2　前項の規定にかかわらず、軽易なものは、事務局長名で施行することができる。
(文書の記号及び番号)
第6条　発送文書の記号は「福国連」とし、歴年に相当する数字の次に用いる。
2　文書の番号は、毎年1月に起し、年間を通じて一連番号とし、当該文書が完結するまで同一番号とする。ただし、軽易な文書については、「号外」として処理することができる。
第2章　文書の収受及び配付
(文書の収受及び配付)
第7条　到着した文書及び物品は総務課において収受し、直ちに次の各号により処理しなければならない。
(1)　秘密及び親展文書は、封のまま親展文書受理簿(様式第1号)に登録し、その封皮に収受日付印を押し、担当者に配布の上、受領印を徴さなければならない。
(2)　普通文書は直ちに開封し、文書受理簿(様式第2号)に登録し文書の余白に収受日付印を押し、番号を記入し、査閲の上、主務課長に配付しなければならない。ただし、次の文書は、文書受理簿に登録する手続きを省略し、単に収受年月日を記入し配付することができる。
ア　諸報告書又は届書に類する文書
イ　諸印刷物又は送り状に類する文書
ウ　付せん照会に対する回答書
エ　軽易な照会文書
オ　その他軽易と認められる文書
(3)　願書、投書その他で、封皮を保有する必要が認められる文書には、これを添付しなければならない。
(4)　通貨、金券又はこれに類するものを添付した文書は、文書現金書留等受理簿(様式第3号)に登録して、総務課長の証印を受けたうえで必要な処理を行わなければならない。
(5)　書留郵便物は第1号及び第2号の規定にかかわらず、封皮又は包装のき損の有無を点検して書留文書受理簿(様式第4号)に登録し担当者に配付し、受領印を徴さなければならない。
第3章　文書の処理
(文書の処理方針)
第8条　主務課長は、配付された文書を点検し、自ら必要な処置をとるほか、所属課員に指示して速やかに処理しなければならない。
2　施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、合議、決裁等必要な手続きに要する日時を考慮して、起案しなければならない。
(文書の起案)
第9条　文書の起案は、次の各号に掲げるものを除き、発議用紙(様式第5号)を用いなければならない。
(1)　あらかじめ定めた用紙又は簿冊により処理することができるもの
(2)　付せん返付書により処理することができるもの
(3)　軽易な事案で本書の余白に朱書して処理することができるもの
(関係書類の添付)
第10条　発議書には、上司又は合議先が一読して判断することができるように、起案理由、経過の要領、関係法規その他参考となる事項を付記し通知書等の関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。
2　同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。
(特別取扱)
第11条　発議書には、起案する文書の性格に応じて秘、人事、取扱注意、公印省略、至急、親展、書留、配達証明、内容証明、速達、その他必要な表示を注意事項欄に記載しなければならない。
(決裁区分)
第12条　発議書には連合会事務決裁規程の定めるところにより、次の決裁区分を表示しなければならない。
甲　会長の決裁を要するもの
乙　常務理事限りで処理するもの
丙　事務局長限りで処理するもの
(回議及び合議)
第13条　発議書は、次の方法により、決裁を受けなければならない。
(1)　発議書は、前条の決裁区分に応じ、起案者から順次直属上司を経て決裁権者に回議すること。
(2)　他の課の所掌事務に関係がある事案は、主務課長の決裁を受けたのち関係課長に合議すること。
2　他の課の所掌事務に関係がある事案については、前項第2号の合議にかえてあらかじめ関係課長に協議し、又は文書を送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。
3　前項の規定により意見の調整ができたときは、第1項第2号の合議は省略することができる。この場合において、発議書には、協議先及び協議経過を簡潔に記載しておかなければならない。
4　回議及び合議を受ける範囲は、当該決定に必要な最小限度とし、原則として当該事案に関係の深い係長及びこれに相当する職以上の職にある者とする。
5　緊急を要する事案は、通常の手続きによらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、処理後速やかに通常の手続きをとらなければならない。
(文書の持回り)
第14条　重要若しくは秘密の取扱を要する発議書又は急施を要する発議書は、課長又は起案者が自ら持ち回って決裁を受けるものとする。
(決裁年月日)
第15条　決裁になった発議書(以下「原議」という。)には、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
第4章　文書の浄書及び施行
(文書の浄書)
第16条　施行を要する文書は、文書発送簿(様式第6号)に登録したうえで、主務課において遅滞なく浄書しなければならない。
2　文書の浄書は、次の方法により行わなければならない。
(1)　歴年に相当する数字、文書の記号及び番号、施行年月日、発信者の職名、宛名、標題並びに本文を原議に基づいて浄書すること。
(2)　往復文書については、浄書した文書の末尾余白に当該文書の起案者の所属課名及び職氏名並びにその者が担当者である旨を付記すること。
(3)　文書の日付は、施行する日の日付とすること。
(4)　浄書文書は必ず原議と照合するものとし、照合が終わったときは原議の所定の欄に証印すること。
(文書の発送)
第17条　施行する文書及び物品は、主務課において次の各号により発送しなければならない。
(1)　文書には、連合会公印規則に定める公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。
(2)　製版の印刷物については、公印の印影をあらかじめ印刷し、押印にかえることができる。
(3)　発議書に書留、速達、親展、配達証明、内容証明、等の記載のあるものは、封皮にその旨を記載しなければならない。
第5章　文書の整理及び保存
(文書の整理及び保管)
第18条　文書は常に一定の場所に整理保管し、重要なものは、非常災害時に際して、いつでも持出せるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意するとともに、担当者が不在の場合でも、処理経過のわかるように、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書持出し等の禁止)
第19条　文書は他人に示し、内容を告げ、若しくはその写を与え、又は外部に持出してはならない。ただし、やむを得ない理由により上司の許可があったときはこの限りでない。
(文書の編集保存)
第20条　完結した文書、帳簿、台帳、図書その他これに類する書類(以下本章中「文書」という。)は、この章の定めるところにより、編集及び保存しなければならない。
(文書の保存年限及び種別)
第21条　文書の保存年限は、次のとおりとする。
第一種　永年保存
第二種　10年保存
第三種　5年保存
第四種　3年保存
第五種　1年保存
2　文書の保存年限の計算は、文書処理完結の翌年度4月から起算する。ただし、会計年度によるものは翌年度の初めから起算するものとする。
3　第一種　永年保存
(1)　規約、規則、規程及び例規等に関する文書
(2)　職員の任免、身分進退賞罰に関する文書
(3)　財産台帳並びに登記に関する文書
(4)　予算及び決算に関する文書
(5)　総会、理事会の議事録
(6)　委託及び契約に関する特に重要な文書
(7)　連合会の沿革に関する記録及び重要な統計文書
(8)　訴訟等に関する文書
(9)　その他永年保存を必要とする重要な文書
4　第二種　10年保存
(1)　出納に関する帳簿
(2)　監査に関する文書
(3)　その他10年保存を必要とする重要な文書
5　第三種　5年保存
(1)　出納に関する文書
(2)　表彰に関する文書
(3)　国保基金業務に関する重要な文書
(4)　事務引継書
(5)　その他5年保存を必要とする文書
6　第四種　3年保存
(1)　審査支払に関する文書
(2)　共同電算に関する文書
(3)　第三者行為求償事務に関する文書
(4)　請願、陳情書等
(5)　諸会議等に関する文書
(6)　文書の収発に関する諸帳簿
(7)　出勤簿、旅行命令簿に関する文書
(8)　統計報告等その他の関係文書
(9)　その他3年保存を必要とする文書
7　第五種　1年保存
(1)　職員の服務に関する願届書等
(2)　年度経過とともに不用となる出納関係文書
(3)　その他1年保存を必要とする文書
(保存文書の整理)
第22条　保管中の文書は年次別及び種目別又は件別に整理しなければならない。
(保存年限経過の文書)
第23条　保存年限を経過した文書は、会長の決裁を経て廃棄する。
(廃棄文書の処理)
第24条　廃棄する文書で他にもれて支障のあるもの又は印影を移用されるおそれのあるものについては、切断、焼却等の方法により、その内容を判別することができなくなるように処理しなければならない。
附　則
1　この規程は、平成6年4月1日から施行する。
2　従前の「福島県国民健康保険団体連合会文書取扱規程」(昭和32年6月6日施行)及び「書留郵便物取扱要綱」(昭和38年9月1日施行)はこの規程の施行と同時に廃止する。